青海庆华集团已于2009年2月23日通过质量治理系统认证 ，并经过了陆续两年的监督审核。然而 ，系统文件的治理总是不能满足尺度4.2.3条款标要求 ，更不能满足企业治理的要求和出产安全治理的要求。尤其是各类《治理造度》、《操作规程》和《查核尺度》 ，由于现有办公自动化系统的不美满 ，无法执行动态治理（实时更新） ，且大量亏损纸张 ，文件治理难度大。
“文件节造”是指对各类文件（蕴含行政文件）和系统运行所需的其他文件的编写、核准、评审、会签、批改、状态标识 ，打印、复造、下载、上传和阅读使用等权限进行节造。同时 ，还要对文件的发放领域、使用权限、再核准、回收、作废和表来文件（重要指司法律规）执行有效治理。
集团公司各部门和各出产单元的文件（重要是治理造度） ，根基上是打印的纸质文件 ，因而 ，存在以下短处：
1、亏损大量纸张 ，文件统一治理的难度大 ，使用和查阅极度不便。由于得不到合用的文件 ，很难做到“有章可循”；
2、纸质文件的体式、结构、字体和字号等难以统一 ，各自为阵 ，五花八门；
3、部门之间沉复发文 ，同类文件混合使用 ，难以做到文件的一致性、充分性和合适性；
4、文件的批改和会签难度大 ，多部门、多个辅导会签时 ，由于人员难以集中耗费功夫长。尤其是合同的流转审签 ，时时延误功夫；
5、因人员的调动、转岗和去职 ，造成行政文件“朝令夕改”；
6、文件的使用权限、发放领域无法节造 ，文件流失严沉。尤其是人员辞职和调动时 ，纸质文件不便于收回；
7、文件批改不方便 ，难以做到文件的动态治理和有效性节造 ，并且批改文件过程中 ，浪费纸张严沉；
8、作废文件收回难度大或底子收不回 ，导致新旧文件同时使用 ，文件的一致性和有效性无法保障；
9、文件的保密性差 ，很容易泄露必要幼领域使用和必要保密的文件；
10、纸质文件和现有电子版文件的治理 ，易造成部门和单元之间的文件相互剽窃 ，很难做到文件的有效性和合适性 ，可操作性难以保障；
11、随着全面预算治理工作和绩效查核工作的发展 ，纸质文件易导致经营性报表和财政数据无法保密；
12、纸质文件使出产统计数据和绩效查核了局无法做到数据不被批改。
综上所述 ，纸质文件存在诸多短处 ，严沉故障着办公自动化的实现 ，降低了工作效能。选取“EIP”软件 ，不只费劲费时 ，并且必要大量投资。因而 ，对现佑装OA”中的“文件治理系统”进行充分开发和利用 ，阐扬该软件的职能 ，可根基解决系统文件和行政文件治理工作中存在的问题。
据相识 ，开发现佑装OA”中的“文件治理系统” ，总用度可节造在5万元以内或更低（此价值非开发商提供）。
现佑装OA”中的“文件治理系统”开发实现后 ，系统文件和行政文件以及经济合同可方便地在“OA”上实现以下节造：
1、文件（蕴含合同）的会签、审批和流转可在局域网“OA”上实现。辅导出差在表时 ，也能够实现网上电子署名 ，可快捷地实现文件的审批和经营合一致沉要文件的审签 ，节约功夫；
2、各单元的文件假造、评审、核准、发放、批改和受控 ，可由授权的文控员实现节造；
3、文件发放和使用权限的审批 ，由企管办（组）和文件造订部门共同确定 ，填写电子版《文件发放和使用权限的审批表》 ，在“OA”上实现电子署名审批后 ，由企管办（组）文控员打开文件使用权限 ，供文件使用部门和有关人员使用。文件的使用权限须得到授权辅导核准后 ，企管办（组）文控员能力授权有关人员使用；
4、文件的批改 ，由文件的原造订部门经评审后填写电子版的《文件批改申请表》 ，经治理者代表或系统掌管人核准后 ，由出产单元企管办（组）文控员打开部门文件批改权限 ，部门批改后上传企管办（组）文控员 ，由企管办（组）在文件的会签核准页上实现文件的会签（电子署名）后 ，打上试行象征颁布试行一个月 ，期间无批改定见时 ，在文件的会签核准页上加盖受控印章后尝试；
5、文件作废时 ，由原文件造订部门或企管办（组）填写电子版的《作废文件清单》 ，经治理者代表或系统掌管人电子署名核准后 ，由企管办（组）文控员移除到“作废文件”夹中存档。存档的作废文件定期由企管办（组）文控员删除；
6、文件的版本和版次 ，执杏锥文件节造法式》中划定 ，一律在文件的页眉右侧按“×版本 第××次批改”标识；
7、各单元应不休鉴别与产品有关的司法律规和其他合用的司法律规 ，除部门必须保留的部门电子版文件和清单表 ，全数由企管办（组）在“OA”上颁布 ，以便司法律规资源共享；
8、“文件治理系统”开发实现后 ，各单元的受控文件 ，需经授权的系统掌管人核准 ，由文控员开明阅读使用权限后 ，方可阅读和使用。未授权的人员将无法或无权限进行批改、下载、打印、复造、拷贝、上传等操作或阅读使用 ，文件的一致性和保密性将得到节造；
9、单元和部门之间的《工作联系单》、《采购申报表》等也能够实现电子署名审批后 ，相互传送；
10、集团公司应积极奉行无纸化办公 ，确需打印的文件 ，由办公室和企管办（组）造订打印文件领域的有关划定 ，经核准后执行。
（起源：青海庆华集团煤化公司 许常宁）
